採用応募者の個人情報の
取り扱いについて

作成日付 2022年2月1日
最終改定日 2024年1月1日
株式会社アークス
個人情報保護管理者

株式会社アークス(代表取締役社長 平井健太、大阪府堺市北区奥本町1-290) (以下、「当社」といいます。)の採用募集に応募された方（以下「応募者」といいます）の個人情報は、以下のとおりお取り扱いいたします。

• 1. 個人情報の定義について

  個人情報とは、個人に関する情報であって、その情報を構成する氏名、住所、電話番号、メールアドレス、勤務先、生年月日その他の記述等により個人を識別できるものをいいます。また、その情報のみでは識別できない場合でも、他の情報と容易に照合することができ、結果的に個人を識別できる情報も個人情報に含まれます。

• 2. 個人情報の取り扱い

  (1) お問い合わせ
  ・お問い合わせに対するご連絡

  (2) 採用応募
  ・応募に対するご連絡
  ・当社による採用選考活動
  ・上記業務に関連又は付随する業務
  ※お預かりした書類については、一部お返しできないことがありますのでご了承ください。

• 3. 個人情報を提供しなかった場合に生じる結果について

  応募者が必要となる項目を入力いただかない場合は、選考できないことがあります。

• 4. 個人情報の第三者提供について

  (1) 応募者の個人情報について、応募者ご本人の同意を得ずに第三者に提供することは、原則いたしません。提供先及び提供情報内容を特定したうえで、応募者ご本人の同意を得た場合に限り、提供いたします。

  (2) 個人情報の第三者への提供
  以下の場合は、応募者の同意なく応募者の個人情報を提供することがあります。
  

  a.法令に基づく場合
  b.人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、応募者ご本人の同意を得ることが困難である場合
  c.公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、応募者ご本人の同意を得ることが困難である場合
  d.国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、応募者ご本人の同意を得ることによってその事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあると当社が判断した場合
  e.裁判所、検察庁、警察、弁護士会、消費者センター又はこれらに準じた権限を有する機関から、応募者の個人情報についての開示を求められた場合
  f.応募者ご本人から明示的に第三者への提供を求められた場合
  g.合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供される場合

• 5. 個人情報の委託について

  当社は利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取り扱いの全部又は一部を委託する場合があります。なお、個人情報の取り扱いを委託する場合は適切な委託先を選定し、個人情報が安全に管理されるよう適切に監督いたします。

• 6. 開示対象個人情報の開示等の請求手続きについて

  (1) 請求手続きについて

  当社で保有している開示対象個人情報に関して、ご本人又はその代理人からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止の請求（以下「開示等の請求」といいます。）につきましては、当社が定める所定の手続きに則り速やかに対応いたします。ただし、開示等の請求に対応することによって以下のいずれかに該当する場合は、対応できない旨とその理由をご本人又はその代理人に説明した上で、開示等の請求に対応できない場合がございます。

  a.ご本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  b.当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  c.法令に違反することとなる場合
  個人情報を削除、利用停止等した場合、現在ご利用中のサービスなどを受けることができなくなる場合がございます。 また当社サービスの提供の終了などで必要のなくなった個人情報につきましては、当社の規程に従い処分いたします。

  (2) 請求手続き時の証明書等について

  ①ご本人様の場合
  開示等の請求の際、以下の本人確認書類のうちいずれか1点の写しをご同封ください。なお、住所が本籍地と「同上」とされている場合を除き、本籍地は黒塗り等により抹消してください。
  ・運転免許証
  ・住民基本カード
  ・年金手帳
  ・外国人登録証
  ・パスポート

  ②代理人様の場合
  開示等の請求をする方が代理人様である場合は、上記①の書類に加えて、以下の本人確認書類（写し）をご提出下さい。 現住所が確認できるもので、本籍部分は黒塗りしておいて下さい。
  A. 法定代理人の場合
  1. 法定代理権があることを確認するための書類（戸籍謄本、親権者の場合は扶養家族が記入された保険証のコピー等）
  2. 法定代理人ご本人であることを確認するための書類（法定代理人の運転免許証、または健康保険証のコピー等）
  B. 委任による代理人の場合
  1. 委任状
  2. 代理人ご本人であることを確認するための書類（代理人の運転免許証、または健康保険証のコピー等）
  本開示等の請求で提供された個人情報は開示等の請求手続きに必要な範囲で使用します。いただいた本人確認書類又は代理人確認書類は、確認作業後ただちに適切な方法で廃棄します。また、手続き完了後一定期間が経過した開示請求依頼書についても、適切な方法で廃棄します。

  (3) 開示等の請求申出先

  当社の下記窓口に、開示等の請求を行う旨をご連絡ください。その後、当社から送付する指定様式（開示請求依頼書）に必要事項をご記入の上、上記2項に示す本人確認書類と併せてご返送ください。なお、当該ご請求のうち、利用目的の通知、個人情報の開示につきましては、手数料等は一切いただきません。
  開示等の請求への対応につきましては、必要事項記入済みの開示請求依頼書および本人確認書類の受領後14営業日以内に、ご指定の住所に書面で郵送させていただきます。

• 7. 個人情報の適切な管理について

  当社では、保有個人データにかかる安全管理措置として、以下を講じています。

  (1) 組織的安全管理措置

  ・個人データを取り扱う従業員の中から、管理責任者として、個人情報保護管理者を設置しています
  ・個人データ漏洩等の事案の発生時に備え、個人情報を取扱う従業員から個人情報保護管理者に対する報告連絡体制等をあらかじめ確認しています。
  ・個人データの取り扱いにあたって、個人情報管理システムの利用状況(ログイン実績、アクセスログ等)について、定期的に点検を行っています。

  (2) 人的安全管理措置

  ・個人データの取り扱いにおけるルールや留意事項について、従業員な定期的な研修、周知を行います。
  ・個人データについての秘密保持に関する事項を、入退社時誓約書及び従業員就業規則等に明記しています。

  (3) 物理的安全管理措置

  ・個人データが記載された書類については、原則シュレッダー処理等で破棄し、データを高度なセキュリティ対策を講じたファイルサーバ、クラウド等に保存することで、個人データの紛失、盗難等を防止しています。
  ・個人データを取り扱う機器、個人データが記録された電子媒体又は個人データが記載された書類等は、施錠可能なキャビネットに保管しています。
  ・電子機器等の移動、持ち運びの際には、当該機器等にパスワードロックを行い、個人データの漏えい等を防止しています。
  ・個人データを削除し、又は、個人データが記録された機器、電子媒体等を廃棄したことは、個人情報保護管理者が確認しています。

  (4) 技術的安全管理措置

  ・個人データを取り扱うことのできる機器及び当該機器を取り扱う従業者を明確化し、個人データへの不要なアクセスを防止しています。
  ・従業員が使用する機器等には、セキュリティ対策ソフトの導入を徹底し、自動更新機能等の活用により、これを最新状態としています。
  ・個人情報管理システム等へのアクセスにあたってID・パスワードを必須とし、個人データを取り扱うことのできる従業員以外には、容易に個人データを閲覧等できないよう、アクセス制御を行っています。
  ・システム等への不正なログイン、アクセスログに関しては、個人情報保護管理者が検知できるよう管理、運用しています。